Montoring w firmie a kwestie RODO. Co warto wiedzieć?

Monitoring w firmach pojawia się dość często i może być montowany z różnych względów, w tym na przykład jako forma zapewnienia bezpieczeństwa czy kontrolowania prawidłowego przebiegu procesów produkcji. Jednak wolno zakładać go tylko w konkretnych przypadkach, które zostały wymienione w kodeksie pracy. Poza tym warto pamiętać, że rozpoczęcie monitoringu wiąże się również z innymi ograniczeniami, ponieważ musi respektować kwestie związane z RODO.

Monitoring zgodny z prawem

Okoliczności zastosowania monitoringu przez Ciebie jako pracodawcę są bardzo konkretne i regulowane przez przepisy kodeksu pracy. Zgodnie z nimi kamery w przedsiębiorstwie mogą być założone wtedy, gdy celem jest zapewnienie bezpieczeństwa pracowników, ochrony mienia, kontrolowania procesów produkcji albo zachowania tajemnicy informacji, których ujawnienie zaszkodziłoby działaniu firmy. Poza tym musisz wiedzieć, że można prowadzić monitoring jedynie obrazu, nigdy zaś dźwięku.

Jednak nie tylko prawo pracy reguluje możliwości w zakresie prowadzenia monitoringu w pracy, ale także RODO, czyli Rozporządzenie o Danych Osobowych. W dokumencie tym chodzi o dane, które mówią o lokalizacji danej osoby lub określają jej fizyczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną albo kulturową tożsamość. Monitoring wiąże się ze zbieraniem takich właśnie informacji i przy ich użyciu jesteś w stanie łatwo zidentyfikować konkretnego pracownika, dlatego bez wątpienia należą one do danych osobowych i w związku z tym ich pozyskiwanie jest ograniczone.

Zgodnie z RODO wprowadzenie monitoringu powinno mieć określony cel dopuszczony przez prawo pracy. Poza tym jako pracodawca musisz poinformować pracowników nie tylko o rozpoczęciu nagrywania, ale też o tym, jaki obszar będzie nim objęty i w jasny sposób oznaczyć to w terenie co najmniej na dzień przed włączeniem kamer. Wytyczne RODO obejmują również obowiązek informacyjny, to znaczy umieszczenie informacji o celu, zakresie i sposobach stosowania monitoringu w danym miejscu pracy. Zapisy o tym powinny znaleźć się w układzie zbiorowym pracy, regulaminie z nią związanym albo innego rodzaju obwieszczeniu. Chodzi o to, by pracownicy mieli pełną świadomość tego, gdzie są monitorowani i czemu ma to służyć. Poza tym jeśli się tego domagają, mają prawo do tego, by nagrania zostały im udostępnione.